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警備報告書とは？目的や記載内容、作成時の注意点についても解説
警備員として働く、あるいは警備を依頼するにあたり、知っておきたいことの一つが警備報告書についてです。
今回はなぜ警備報告書が必要なのかを理解するために、警備報告書の概要や目的、記載内容、作成時のポイントなどを解説します。
併せて、警備員で働きたい方と、警備を依頼したい方におすすめの警備会社もご紹介します。
目次
警備報告書とは
警備報告書とは、警備員の日々の業務内容を記録するものです。一日単位の業務内容を記録する「日報」に近い文書だと考えていただけるとわかりやすいでしょう。
警備報告書は警備員が毎日記入し、クライアント企業に提出しなければなりません。
クライアントが確認したのち、警備員は所属する会社にメールやFAXで報告書を再度提出します。
警備報告書のフォーマットや項目は警備会社によって異なりますが、基本的には警備の開始・終了時間、業務内容、担当区域、発生したトラブルなどについて記載します。
警備報告書を書く目的
警備報告書を毎日記載するのは面倒だと思うかもしれません。ですが、警備報告書は警備をするにあたり非常に重要であり、警備会社やクライアントにとってもなくてはならないものです。
ここでは、警備報告書を書く目的について解説します。
警備を管理・把握するため
警備会社は、それぞれの依頼箇所において、適材適所の人員を配置しなければなりません。
警備報告書があることで、警備員の警備内容や現場絵の状況を警備会社が把握できるようになり、人員配置を管理することが容易になります。
クライアント企業にとっては、重点的に警備を強化したい場所に、相応のスキルを備えた適切な人材を配置してもらえる可能性が高まるというメリットもあります。
また、警備会社が現場で毎日どのようなことが起こっているのかを知る手助けにもなります。
これにより、警備会社がほかの警備現場の状況や課題を把握するのに役立ち、警備員のチームワーク、コミュニケーションが向上する効果も期待できます。
関連記事：「警備員の仕事内容を解説！やりがい・メリットや警備員になる方法、向いている人の特徴も」
クライアントが警備内容を確認するため
警備報告書はクライアント企業にとっても必要不可欠です。
警備報告書はクライアントへの提出義務があるため、事前に要望したような警備を実施しているのかどうかをクライアントは確認できます。
クライアントおよび警備会社の両方がチェックすることで、警備内容の認識に相違が生じていないかを確認することにもつながります。
日々の警備内容について報告をするので、業務の透明性を担保でき、クライアントからの信頼も得やすくなるでしょう。
関連記事：「警備を依頼したい！業務の種類や料金相場・警備会社を選ぶポイントを解説」
警備を改善するため
警備員の所属する警備会社は、警備内容に関する妥当性を常に確認し、改善に向けた取り組みを推進していくことが求められます。
警備の最中にトラブルやアクシデントが発生した際も、警備報告書に詳細を記載することで、警備員に対する教育・配置を見直したり、再発防止に向けた改善策を立案したりするきっかけとして利用できます。
警備会社は日々の警備報告書から、どのような場所でトラブルが起こりやすいのか、どのようなトラブルが考えられるのかといったノウハウを蓄積し、質の良い警備を提供することもできるでしょう。
クライアント企業においては、より最適化された警備サービスを提供してもらえるというメリットがあります。
問題の発見・対処に活かすため
警備報告書によって、警備上の問題点やリスクの早期発見につながるケースもあります。
例えば、施設を警備するなかで、特定の場所における警備リスクが高いと判明した場合は、安全性を高めるために警備体制の強化といった対策がとれるでしょう。
報告書からヒントを得て、事故やトラブルを未然に防ぐこともできるのです。
警備報告書の記載内容
警備報告書の重要性は前述したとおりです。では、警備報告書にはどのような内容を記載するのでしょうか。
警備報告書のフォーマットは警備会社によって異なりますが、おもな記載内容は変わりません。
基本情報としては、隊員名、開始時間、終了時間、業務実施内容、天気、備考などを書きます。
業務内容の項目では、一日の警備業務について詳細に記載する必要があります。
また、異常が発生した場合はその詳細を記載するほか、異常の原因や改善点なども記載ことになります。
警備報告書を作成するときの注意点
警備報告書を作成する際は、どのような点に注意しなければならないのかを解説します。
正確かつ簡潔に記載する
警備報告書には、自身が取り組んだ警備内容を正確かつ簡潔に記載することが大切です。
警備報告書は、クライアントは警備報告書を確認して警備状況や問題点を把握するためにも重要な文書です。
万一警備中に思わぬアクシデントなどが発生した場合も、報告書には包み隠すことなく、事実に沿った内容を記載しなければなりません。
自身の犯したミスなどは記載しづらいと思うかもしれませんが、ミスを隠したせいで後々大きなトラブルに発展する可能性もあります。
トラブルやアクシデントの内容によっては、クライアントが警備会社と相談したうえで、新たな警備対策を講じる足がかりにもなります。
改善すべきポイントを報告する
警備におけるアクシデントなどが発生した際、その事実を警備報告書に記載することと併せて、改善すべきポイントについても報告する必要があります。
ただミスやアクシデントだけを報告するのではなく、そのアクシデントが継続的に発生する可能性があるのか、別の場所でも発生しうるのかを分析することで、その後の警備に活かすことが可能です。
改善策まで記載された警備報告書は、クライアントの施設などの警備強化につながるだけでなく、警備員としての自身の評価アップにもつながります。
また、たとえ些細な内容であっても、通常の警備では感じない違和感などを覚えた場合は、報告書に記載してクライアントや警備会社に共有することで、事故を未然に防ぐ重要なヒントとなる可能性もあります。
事務的な報告にならないようにする
警備報告書は日々の業務内容を記載するという側面から、事務的な報告になりがちです。ですが、ただの日報とは違い、小さな気付きやアクシデントの記載が、大きなトラブル発生を防ぐ可能性もあります。
警備にあたっている最中は、施設の安心安全を守るという意識をしっかりと持ち、小さな変化にも気付けように業務を行なうことが重要です。
また、せっかくの報告書ですから読んでもらえなければ意味がありません。クライアント企業が読むことを前提に、一日の警備内容を詳細に振り返って、有意義な警備報告書に仕上げましょう。
警備員として働きたい方・警備を依頼したい方は「SPD株式会社」へ！
ここまで、警備報告書の概要や目的、書き方のポイントなどについてお伝えしました。
ここからは、警備員として働きたい方、警備を依頼したい方におすすめの警備会社として「SPD株式会社」を紹介します。
1971年に設立し、50年以上にわたって警備事業を手がけてきたSPD株式会社では、常駐警備とイベント・交通誘導警備に関するサービスを提供しています。
以下では、警備員になりたい方向け、警備を依頼したい方向けの情報をそれぞれ解説します。
警備員として働きたい方へ
SPD株式会社は、警備スタッフが働きやすい環境が整備されていることが魅力です。
警備業法に基づく新任教育、もしくは現任教育を通じて、警備業務に関する知識・技術をしっかりと習得できるため、未経験・無資格から業務を始めることも可能です。
各種資格の取得支援制度に加えて、経験年数に合わせた研修制度も充実しているため、警備員としてのキャリアアップを着実に目指すことができます。
そのほか、出産・育児支援などもあり、ワークライフバランスをとりながら働いていただけます。
正社員、契約社員・派遣社員はもちろん、アルバイトやパートなど、あなたにあった雇用形態も選べます。
SPD株式会社の働く環境はこちら
SPD株式会社の警備員募集一覧はこちら
警備を依頼したい方へ
SPD株式会社なら、警備ニーズに寄り添った警備プランをご提案したうえで、質の高い警備スタッフによる常駐警備サービスを提供の提供が可能です。
対応エリアは、関東地方全域および大阪府の一部エリアです。
※千葉南部、茨城北部、近畿圏の一部は要ご相談
※関西は大阪府を中心に車で1時間程度が圏内
常駐警備内容はこちら
また、イベント・交通誘導警備に関しては、ラグビーワールドカップやオリンピックなどのスポーツイベントや、花火大会など大規模イベントの警備実績が多数あります。
危険回避に向けた計画はもちろん、関係機関との調整などもお任せいただけます。
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まとめ
警備報告書は一日の警備内容や警備時間などを詳細に記載する日報のようなものです。
ただし、警備報告書はクライアントとの信頼関係を築き、警備会社がより良い警備を実施するうえで大切な文書なため、簡潔かつ事実に沿った内容を記載することが必要です。
SPD株式会社は、常駐警備とイベント・交通誘導警備のサービスを実施しており、警備員として働きたい方、警備を依頼したい方、両方におすすめの警備会社です。
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